Formato de control de cambios

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El control de cambios en los sistemas de gestión de la calidad (SGC) y en los sistemas de tecnología de la información (TI) es un proceso -formal o informal[1]- que se utiliza para garantizar que los cambios en un producto o sistema se introducen de forma controlada y coordinada. Reduce la posibilidad de que se introduzcan cambios innecesarios en un sistema sin previsión, introduciendo fallos en el sistema o deshaciendo los cambios realizados por otros usuarios del software. Los objetivos de un procedimiento de control de cambios suelen incluir una interrupción mínima de los servicios, la reducción de las actividades de retirada y la utilización rentable de los recursos implicados en la aplicación del cambio.
El control de cambios se utiliza en varias industrias, incluyendo la de TI,[2] el desarrollo de software,[1] la industria farmacéutica,[3] la industria de dispositivos médicos,[4] y otras industrias de ingeniería/fabricación[5] Para las industrias de TI y software, el control de cambios es un aspecto importante de la disciplina más amplia de la gestión de cambios. Ejemplos típicos de los entornos informáticos y de red son los parches para productos de software, la instalación de nuevos sistemas operativos, las actualizaciones de las tablas de enrutamiento de la red o los cambios en los sistemas de energía eléctrica que soportan dicha infraestructura[1][2].

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El cambio es inevitable en todos los aspectos de la vida. En el mundo empresarial, si el cambio se gestiona de forma eficaz, puede dar lugar a una mejora del rendimiento, una mayor satisfacción de los empleados y un crecimiento innovador. Los cambios pueden producirse a nivel organizativo, como la reorganización del personal o la introducción de un nuevo producto, o pueden ser específicos de un proyecto, como los cambios de calendario o de presupuesto. La gestión del cambio proporciona un enfoque estructurado para manejar los cambios, de modo que las organizaciones y los proyectos no sólo puedan adaptarse, sino también controlar el proceso para promover transiciones suaves y resultados exitosos.
Un plan de gestión del cambio describe la estrategia y los procedimientos para hacer frente a los cambios. Puede describir los procedimientos generales, como la presentación de una solicitud de cambio para su revisión por parte de la Junta de Control de Cambios, cómo se evaluarán los cambios y otros detalles del proceso. O bien, un plan puede proporcionar detalles sobre cómo se gestionará un cambio específico, incluyendo el tipo y el alcance del cambio, las funciones y responsabilidades, los requisitos presupuestarios, la gestión de las partes interesadas y otra información relevante. Aunque el proceso de gestión del cambio tiene unos pasos comunes, el plan debe personalizarse en función de la cultura y los objetivos de una organización, así como de los atributos de un cambio determinado.

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¿Qué es una plantilla de solicitud de cambio? Una solicitud de cambio es una petición para aumentar, reducir o modificar cualquier documento, producto o línea de base. Se trata de una solicitud formal por escrito que se produce después de que se hayan acordado los parámetros del proyecto o se haya establecido la línea de base y después de que el proyecto esté en marcha.
El formulario de solicitud de cambio es posiblemente el documento más importante del proceso de control de cambios. Proporciona una única vía para solicitar un cambio. Una vez que se solicita el cambio, éste se dimensiona y se aprueba, aplaza o desaprueba. Si se aprueba, los planes del proyecto deben reflejar el cambio y éste debe aplicarse.
Esta plantilla de solicitud de cambio captura una descripción del cambio, el motivo del mismo, secciones para el análisis del impacto y un lugar para registrar la decisión relativa a la solicitud. Por último, esta plantilla recoge la firma de la persona que ha aprobado el cambio.
¿Cuáles son las entradas? Las entradas de una solicitud de cambio incluyen todos los procesos de seguimiento y control y muchos de los procesos de ejecución. Todos los documentos de planificación del proyecto que tienen que ver con el tema de la solicitud de cambio pueden convertirse en una entrada.

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El formulario de solicitud de cambio es la principal herramienta utilizada para solicitar, aprobar y documentar cambios en el proyecto y es una pieza importante del proceso de gestión de cambios.    Los directores de proyecto deben asegurarse de que el control de la gestión de cambios se aplica durante el proyecto para garantizar que el proyecto se mantiene dentro de las limitaciones aprobadas, el alcance y sigue proporcionando los beneficios esperados.
Antes de que el cambio pueda ser aprobado, el Director de Proyecto dirigirá al equipo del proyecto para analizar y documentar (en el formulario) el impacto del cambio propuesto.    El responsable de la aprobación debe ser el patrocinador del proyecto.
Para un cambio aprobado, actualice el plan de gestión del proyecto, el RAID, el calendario y cualquier otra documentación que deba ser actualizada para reflejar el cambio.    Comunicar el cambio a las partes interesadas, incluidos los miembros del equipo y la gobernanza.
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